Waarom GDSS software toepassen?
Ken je dat? Nutteloze vergaderingen waar geen concrete oplossingen uit voort komen. GDSS software bespaart tot wel 56% tijd en verhoogt de effectiviteit van de vergadering tot wel 89%. Hoe? Dat zul je je vast afvragen. Lees nog even verder…
Wat is een GDSS?
Een GDSS (Group Decision Support System) is software die digitale ondersteuning biedt om vergaderingen effectiever te maken en gestructureerd te begeleiden. Verschillende wetenschappelijke onderzoeken bevestigen de positieve impact van GDSS software. Een bekend fenomeen is dat niet iedereen inbreng kan geven tijdens een vergadering. De toepassing de GDSS software wordt ingezet zodat iedereen (anoniem) tegelijkertijd zijn/haar input in het systeem kan invoeren. Vervolgens kunnen ideeen/oplossingen mondeling besproken worden. Dit voorkomt dominantie en hiërarchie en bespaart bovendien veel tijd. Uit onderzoek blijkt dat stillere mensen vaak niet de gelegenheid krijgen om zich volledig uit te spreken. GDSS software lost dit en nog veel meer problemen op.
Werking GDSS software
De software wordt gebruikt door een voorzitter/facilitator en de decision-makers die deelnemen aan de vergadering. De prijs van de software hangt vaak af van het aantal vergaderingen dat je maandelijks/jaarlijks wil uitvoeren en het aantal gewenste deelnemers per vergadering. In de loop der jaren heeft GDSS software een toegankelijke prijs gekregen. Vroeger moest er een aparte ruimte gereserveerd worden waarbij de aanbieder van de software alleen eigen apparaten ter beschikking stelde voor gebruik. Momenteel is het mogelijk om bij een aantal aanbieders zelfs (veilig) met je eigen telefoon of laptop deel te nemen aan de vergadering. De vergadering kan bijvoorbeeld via Zoom plaatsvinden waarbij de deelnemers via telefoon/laptop deelnemen in de GDSS software. Een voorbeeld van een partij: Meetingwizard voldoet aan de hoogste opgestelde veiligheidseisen. Tijdens de (online) vergadering kan de facilitator/voorzitter gemakkelijk de ingevoerde antwoorden projecteren op een groot scherm. Vervolgens kunnen de antwoorden mondeling besproken worden. Deze aanpak bespaart erg veel tijd en helpt bovendien om de effectiviteit treffelijk te verhogen.
De rol van de voorzitter/facilitator
Een group Decision support system (GDSS) bevat meerdere fases, zoals ideeën genereren, discussiëren, stemmen op ideeën, tellen van stemmen, bespreken van uitkomsten etcetera. Het is aan de voorzitter/facilitator om de meeting op te starten en goed te begeleiden. Een goede voorzitter/facilitator kan de vergadering nog effectiever laten verlopen. De voorzitter/facilitator beheert en controleert ook de uitvoering van de fases. Deze fases zijn van tevoren op te zetten in de software.
Componenten GDSS software
1. Agenda overzicht
In het agenda overzicht worden alle onderwerpen getoond die besproken worden tijdens de vergadering. Dit biedt overzicht en helpt structuur te brengen in de vergadering
2. Elektronisch Brainstorm middel
Hiermee kunnen deelnemers gelijktijdig hun ideeën over het onderwerp van de bijeenkomst invoeren. Tijdens de sessie kunnen meerdere keren het brainstorm middel worden ingezet. De identiteit van de deelnemers kan hierbij door de voorzitter/facilitator op anoniem worden gezet. Dit kan de voorzitter/facilitator ook toelichten tijdens de vergadering. Dit helpt deelnemers door het invoeren van ideeen zonder bang te moeten zijn voor kritiek.
3. Ideeën organisator
Dit middel helpt om ingevoerde informatie uit de brainstorm activiteit samen te brengen, te evalueren en te ordenen.
4. Prioriteitenstelling middel
Een GDSS software bevat een verzameling technieken waarin er op verschillende manieren gestemd kan worden. Bovendien worden ideeën gerangschikt op het belang van een idee.
5. Tool voor beleidsvorming
De GDSS software biedt de mogelijkheid om data veilig op te slaan en te converteren naar een eindrapport. Dit eindrapport kan vervolgens worden gedownload en gebruikt worden om in de toekomst naar te verwijzen. Dit maakt het ook mogelijk om middels het rapport door te pakken op eerder uitgevoerde meetings.
Recente Artikelen
Onderstaand vindt u recente blogs gepubliceerd over GDSS.
Voordelen GDSS
Group Decision Support System5 voordelen GDSS 1. Een Notulist Is Overbodig GDSS software wordt steeds innovatiever. Alle informatie tijdens de vergadering wordt automatisch verwerkt in een rapport bij enkele aanbieders van Group Decision Support Systemen. Hierdoor is...
Top 3 GDSS-software bedrijven
3 GDSS-software bedrijven De bedrijven met GDSS software zijn qua proces redelijk overeenkomend. Het grote verschil zit vooral in de veiligheid en de gebruiksvriendelijkheid van de GDSS software bedrijven. De ene software heeft iets uitgebreidere mogelijkheden dan de...
Dutch 
English